Directeurs, commerciaux, techniciens de maintenance… De nombreux salariés dont l’activité nécessite des déplacements fréquents disposent d’un véhicule de fonction. Si l’utilisation d’un véhicule de fonction n’est pas limitée à des fins professionnelles, elle est soumise à des règles spécifiques qui doivent faire l’objet d’un accord entre l’employeur et le salarié. 

Quelle est la différence entre un véhicule de fonction et un véhicule de service ?

Un véhicule de fonction est un véhicule acheté ou loué par l’employeur et mis à la disposition d’un salarié pour ses déplacements professionnels et personnels. Par exemple, si le salarié choisit un véhicule professionnel Toyota, il pourra aussi en avoir un usage privé, notamment pendant les vacances et les weekends. 

Considéré comme un avantage en nature soumis au prélèvement des charges sociales, il s’agit le plus souvent d’un véhicule de tourisme dont les caractéristiques peuvent être définies selon les préférences du salarié : berline, citadine, SUV, etc. 

En revanche, un véhicule de service est destiné à un usage strictement professionnel. Le plus souvent, il n’est pas réservé à tel ou tel salarié, mais affecté selon les besoins de l’entreprise. L’utilisateur qui en bénéficie doit donc le rapporter à la fin de la journée ou de son déplacement professionnel. Néanmoins, certaines entreprises tolèrent l’utilisation d’un véhicule de service pour des déplacements domicile-travail. 

Une autre différence majeure entre un véhicule de fonction et un véhicule de service concerne les droits du bénéficiaire. En effet, la suppression d’un véhicule de fonction implique obligatoirement la révision du contrat de travail et le consentement du salarié. Si ce dernier refuse, l’entreprise ne peut imposer la suppression du véhicule. S’il accepte, l’employeur est obligé de procéder à une revalorisation salariale. 

En revanche, un employeur peut à tout moment retirer un véhicule de service à un collaborateur sans procéder à une compensation financière. 

Qui peut conduire un véhicule de fonction ?

Dès lors qu’une voiture d’entreprise peut être utilisée pendant les weekends et les vacances, d’autres personnes pourront en profiter : la famille du salarié, ses proches, ses amis, etc. 

Pour autant, la plupart des entreprises ne souscrivent pas de contrats d’assurance permettant l’usage du véhicule par un tiers. Ainsi, le salarié est considéré comme seul et unique conducteur du véhicule de société, y compris pendant les périodes d’usage privé. 

Néanmoins, l’employeur et le salarié peuvent convenir à des conditions d’utilisation spécifiques qui prévoient le prêt de volant à certaines personnes de la famille du salarié. 

Véhicule de société : qui supporte les frais de carburant et de parking ?

De manière générale, lorsque le salarié utilise sa voiture de fonction dans le cadre de son travail, les frais de carburant et de parking sont considérés comme des frais professionnels. De ce fait, ils doivent être pris en charge par l’entreprise ou remboursés sur présentation d’une note de frais et de justificatifs correspondants. Par contre, les frais générés par une utilisation personnelle de la voiture sont en principe à la charge du salarié. 

Néanmoins, il est difficile de faire la distinction entre le carburant consommé à titre professionnel et celui consommé à titre personnel. De ce fait, l’employeur et le salarié peuvent convenir à un calcul forfaitaire des frais liés à l’utilisation de la voiture. Une règle qui s’applique également aux frais liés à l’entretien et à la réparation du véhicule.   

Qui paye l’assurance d’une voiture de fonction : l’employeur ou le salarié  ?

Selon l’article L.211-1 du Code des assurances, tout propriétaire de véhicule (personne physique ou morale) doit souscrire à une assurance dont les conditions sont compatibles avec les caractéristiques du véhicule. Il en découle qu’une voiture de société doit être obligatoirement assurée par son propriétaire, c’est-à-dire :   

• L’employeur ;
• ou la compagnie de location dans le cas d’un véhicule mis à la disposition du salarié dans le cadre d’un contrat de location. 

Cela dit, dans les faits, de nombreux employeurs demandent aux salariés de prendre en charge la franchise prévue par le contrat d’assurance en cas de sinistre survenu pendant l’usage privé de la voiture. D’autres acceptent de prendre en charge la première franchise et laissent les suivantes à la charge du salarié. 

Par ailleurs, si le salarié est responsable de plusieurs sinistres répétés, l’entreprise peut prendre des mesures disciplinaires à son égard. Selon la gravité des sinistres occasionnés par le salarié, les mesures disciplinaires peuvent aller jusqu’au retrait du véhicule ou jusqu’au licenciement.

Voiture de fonction et amendes

Comme tous les usagers de la voie publique, un salarié qui utilise un véhicule de fonction est exposé aux risques routiers. Mais, qui doit payer d’éventuelles amendes en cas d’infraction routière, lui ou l’employeur ? 

En règle générale, le salarié est responsable de toutes les infractions routières qu’il a commises. Cela dit, pour des infractions constatées par des appareils de contrôles tels que des radars ou des caméras de surveillance, c’est le titulaire du certificat d’immatriculation (l’employeur ou la société de location) qui recevra l’avis de contravention. 

Or, le propriétaire ne peut pas être tenu responsable d’une infraction qu’il n’a pas commise. Ainsi, selon l’article L121-6 du code de la route, il appartient à l’employeur d’indiquer aux autorités l’identité des salariés ayant commis des infractions routières en conduisant un véhicule de société. Cette obligation concerne plusieurs infractions : 

• Les excès de vitesse.
• Le non-respect des règles de dépassement de véhicules. 
• La violation du sens de la circulation.
• Le franchissement des lignes continues.
• Le non-port de la ceinture de sécurité, etc. 

Conclusion

À la différence d’une voiture de service, une voiture de fonction peut être utilisée par le salarié pendant les week-ends, les congés et les vacances. De ce fait, elle représente un avantage en nature qui doit être mentionné dans le contrat de travail. Généralement, c’est le salarié qui prend en charge lesfrais liés à l’utilisation du véhicule pendant les périodes d’usage privé. Ceci dit, l’employeur peut aussi proposer de prendre en charge les frais de carburant et d’entretien dans le cadre d’un nouvel avantage en nature au profit du salarié.