Une organisation bien structurée est essentielle pour assurer une gestion efficace de l’établissement. Un organigramme clair et détaillé permet de définir les rôles, les responsabilités et les relations hiérarchiques, favorisant ainsi la coordination et la communication entre les différents services.
1. Les Directions clés de l’Organisation d’un Hopital ou CHU
Direction générale de l’hopital
Le Directeur Général (DG) est responsable de la direction stratégique globale de l’hôpital. Il définit la stratégie globale, prend des décisions majeures sur la gestion des ressources, les politiques et les orientations de l’hôpital. Il s’assure de la bonne marche de l’établissement.
Par exemple, au CHU de Lille, le DG a récemment supervisé la mise en place d’un nouveau centre de recherche clinique pour améliorer les services de santé et les traitements disponibles.
Conseil d’Administration
Composé de membres de la direction, de représentants du personnel et de parties prenantes externes, le Conseil d’Administration supervise les grandes orientations de l’hôpital, veille au respect des obligations légales et éthiques et s’assure de la bonne gouvernance de l’établissement.
Direction médicale de l’hôpital
Directeur Médical : Le Directeur Médical supervise les services médicaux, assure la qualité des soins et veille à l’intégration des pratiques médicales innovantes. Au CHU de Toulouse, le Directeur Médical a introduit des pratiques de télémédecine pour améliorer l’accès aux soins spécialisés en zones rurales.
Chefs de Département : Chaque département (chirurgie, médecine interne, pédiatrie, etc.) est dirigé par un chef de département qui gère les opérations quotidiennes, le personnel et les ressources spécifiques à leur domaine.
Le chef du département de chirurgie orthopédique à l’Hôpital Saint-Antoine gère par exemple les horaires des chirurgiens, les listes d’attente des patients et les besoins en équipement.
Direction des soins infirmiers de l’hôpital
Directeur des Soins Infirmiers : Le Directeur des Soins Infirmiers coordonne les services infirmiers et veille à la qualité des soins prodigués aux patients. Il est responsable de la gestion du personnel infirmier, de la formation continue et du respect des protocoles de soins.
À l’Hôpital Européen Georges-Pompidou, le directeur des soins infirmiers a récemment mis en place un programme de mentorat pour les nouvelles recrues.
Infirmières Chefs : Supervisent les équipes infirmières dans différents services, assurent la formation continue et veillent au respect des protocoles de soins. Par exemple, l’infirmière chef du service de cardiologie à l’Hôpital Cochin assure la coordination des soins et la mise en œuvre de nouveaux protocoles de traitement.
Direction administrative et financière de l’hôpital
Directeur Administratif et Financier : Gère les finances de l’hôpital, les ressources humaines et l’administration générale pour assurer une gestion efficace et durable des ressources. Au CHU de Grenoble, le directeur administratif et financier a récemment piloté un projet de réduction des coûts énergétiques, permettant des économies substantielles.
Responsables de Services Administratifs : Ils s’occupent des admissions, de la gestion des dossiers patients, de la facturation et des relations avec les assurances et les mutuelles. À l‘Hôpital de la Pitié-Salpêtrière, les responsables des services administratifs ont amélioré le processus d’admission pour réduire les temps d’attente des patients.
Direction des services techniques et logistiques de l’hôpital
Directeur des Services Techniques : Le Directeur des Services Techniques supervise les services de maintenance, de sécurité et de logistique. Il est responsable de l’entretien des infrastructures, du bon fonctionnement des équipements médicaux et de la sécurité des locaux et des installations. C’est notamment dans cette direction que les enjeux de sécurité sont portés.
À l’Hôpital Necker-Enfants Malades, le directeur des services techniques a récemment géré un projet de rénovation majeure pour moderniser les installations hospitalières.
Responsables Techniques : Gèrent les infrastructures, les équipements médicaux et les services de nettoyage, garantissant ainsi la qualité des installations et des équipements. Ils veillent à ce que tous les équipements de diagnostic soient régulièrement entretenus et mis à jour.
2. Organisation de l’Hopital: répartition des responsabilités et coordination des équipes
Prises de décisions et Responsabilités au sein de l’Hopital
Les décisions sont prises à différents niveaux selon la nature et l’impact des questions en jeu. Les décisions stratégiques sont prises par la direction générale, tandis que les décisions opérationnelles sont gérées par les chefs de département et les responsables de services.
Décisions incombants à la Direction générale
La direction générale définit les orientations stratégiques de l’hôpital, alloue les ressources budgétaires et prend les décisions majeures concernant l’avenir de l’établissement.
Par exemple, elle peut décider de l’implantation de nouvelles technologies médicales, de l’ouverture de nouveaux services spécialisés, ou de la mise en place de partenariats avec d’autres institutions de santé. La direction générale joue un rôle clé dans la définition des objectifs à long terme et la gestion des ressources humaines et financières nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Décisions incombants aux Chefs de département
Les chefs de département gèrent les activités quotidiennes de leur département, supervisent le personnel médical et prennent les décisions opérationnelles nécessaires à la bonne marche du service.
Par exemple, un chef de département de chirurgie décide de l’organisation des blocs opératoires, de la répartition des tâches parmi les chirurgiens et de la gestion des urgences chirurgicales. Ils jouent un rôle crucial dans l’application des stratégies définies par la direction générale au niveau opérationnel.
Responsabilités des Responsables de services
Les responsables de services assurent la gestion quotidienne de leur service, encadrent les équipes, mettent en œuvre les protocoles et les procédures, et prennent les décisions opérationnelles au sein de leur domaine de responsabilité.
Par exemple, un responsable de service d’urgence organise le flux des patients, coordonne les interventions d’urgence et veille à ce que les protocoles de soins soient respectés. Leur rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des services et la qualité des soins prodigués aux patients.
Coordination et communication au sein de l’hôpital
Au sein d’un hôpital, la communication fluide entre les différentes directions et services est essentielle pour garantir une gestion efficiente et cohérente. Les réunions régulières, les outils de communication internes et les systèmes d’information partagés permettent de faciliter la coordination des actions, de partager les informations cruciales et de favoriser une prise de décision éclairée.
- Réunions régulières: Des réunions formelles et informelles entre les différentes équipes permettent de discuter des enjeux, de partager les progrès, de résoudre les problèmes et de s’assurer que tous les acteurs sont sur la même longueur d’onde. C’est le cas avec Le plan de gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles des établissements de santé qui s’impose à chaque hôpital quel que soit son statut.
- Outils de communication internes: Intranet, messagerie instantanée, plateformes collaboratives, autant d’outils qui facilitent la communication quotidienne, l’échange de documents et la gestion de projets transversaux. Le domaine de la communication est fortement touché par ces évolutions. La spécialisation des disciplines et la technicité croissante du monde médical participent à la standardisation des modes de diagnostic et de traitement, mais aussi des flux d’information. En fonction de la pathologie, l’hospitalisation du patient suit un circuit type au cours duquel des spécialistes interviennent spécifiquement en fonction de leur domaine d’expertise et effectuent des actes techniques selon des protocoles. Simultanément, les informations sont codifiées et gérées par le biais de l’informatique, les différents outils de communication électroniques s’imposant au détriment des échanges directs entre équipes.
- Systèmes d’information partagés: Dossiers patients électroniques, systèmes de gestion des stocks, logiciels de gestion des rendez-vous, ces outils permettent de centraliser les informations et de les rendre accessibles aux différents services concernés, améliorant ainsi la coordination des soins et la gestion des ressources. La réorganisation interne numérique des systèmes d’information a également permis de réduire la charge et la pression dans les hôpitaux. A l’AP-HP Robert Debré depuis la mise en place de Doctolib, le nombre d’appels aux secrétariats à diminuer de 40%. C’est également près de 2 millions de documents qui sont partagés entre professionnels et patients via Doctolib. On observe ainsi une réduction du temps d’attente de 20 jours en moyenne grâce à la prise de rendez-vous en ligne pour obtenir un rendez-vous auprès d’un pneumologue hospitalier et d’un ophtalmologue.
Transversalité au sein de l’organisation de l’hopital: comités et réunions nécessaires
De nombreux projets et défis au sein d’un hôpital dépassent le cadre d’un seul service ou département. C’est pourquoi la transversalité est un élément clé de l’organisation hospitalière. Les comités interservices et les réunions de coordination permettent de regrouper des acteurs de différentes disciplines autour d’objectifs communs, favorisant ainsi une approche globale et une meilleure prise en charge des besoins des patients.
Comités interservices au sein d’un CHU
Ces groupes de travail réunissent des professionnels de différentes spécialités, tels que médecins, infirmiers, pharmaciens et psychologues, pour traiter des sujets transversaux.
Par exemple, un comité interservices sur la gestion des infections nosocomiales peut élaborer des protocoles de stérilisation et des pratiques de prévention, comme l’utilisation systématique de désinfectants pour les mains et la mise en place de parcours patients sécurisés.
Un autre exemple est la prise en charge de la douleur, où les équipes de médecins et de psychologues collaborent pour offrir des traitements médicaux et un soutien psychologique adaptés.
Réunions de coordination du CHU
Des rencontres régulières sont organisées pour coordonner les actions des différents services impliqués dans un projet transversal, comme la mise en place d’un nouveau protocole de soins ou la gestion d’une crise sanitaire.
Par exemple, lors de l’introduction d’un nouveau protocole pour les soins post-opératoires, des réunions de coordination peuvent inclure des chirurgiens, des anesthésistes, des infirmières et des physiothérapeutes pour s’assurer que chaque aspect des soins est couvert et optimisé.
Pendant la crise sanitaire du COVID-19, les réunions de coordination ont été cruciales pour gérer l’afflux de patients, répartir les ressources et ajuster les protocoles de traitement en temps réel.
3. Exemples Typiques d’Organigrammes d’Hôpitaux
Exemple d’un organigramme d’hopital public type CH ou CHU
Un hôpital public, comme le CH d’Avignon, a une structure hiérarchique complexe incluant des directions générales, médicales, et des soins infirmiers, reflétant la diversité et la spécialisation des services. Ces derniers sont souvent détaillés dans des sections séparées au vu du grand nombre de pôles et d’acteurs.
Organigramme d’une clinique privée
Les cliniques privées, telles que celles du groupe Ramsay Santé, possèdent des organigrammes plus simplifiés mais similaires, avec une grande flexibilité dans la gestion et l’innovation.
Le cas des GHT, un organigramme de direction spécifique
Les Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT) sont des structures de coopération entre plusieurs établissements de santé en France. Institués par la loi de modernisation de notre système de santé en 2016, leur but est de mutualiser les ressources, améliorer la qualité des soins, et optimiser les dépenses. Chaque GHT est dirigé par un établissement support qui coordonne les services administratifs, médicaux, et techniques.
Cette organisation vise à garantir une prise en charge homogène et continue des patients sur un territoire donné. Il en existe aujourd’hui 135 sur l’ensemble du territoire français.
Les GHT comme celui de la Charente regroupent plusieurs établissements de santé pour mutualiser leurs ressources et améliorer l’efficacité des soins.
- Direction Commune : Un Directeur Général unique pour plusieurs hôpitaux, définissant une stratégie commune et coordonnant les différentes directions.
- Directions Mutualisées : Certaines fonctions, comme les achats, la gestion des ressources humaines et la direction médicale, peuvent être centralisées pour optimiser les ressources et standardiser les pratiques.
- Coordination Inter-Établissements : Des comités interservices et des réunions de coordination régulières assurent une cohésion entre les établissements, permettant de partager des ressources et des compétences.
4. Organisation et Hopital: Évolutions et Innovations
Digitalisation de l’hopital et e-santé
La digitalisation transforme la gestion des hôpitaux en améliorant l’efficacité et la qualité des soins. Par exemple, le Centre Hospitalier de Valenciennes utilise des systèmes d’information hospitaliers (SIH) pour centraliser et sécuriser les données des patient. Les dossiers médicaux électroniques (DME), comme ceux utilisés au CHU de Rennes, permettent un accès rapide aux antécédents médicaux des patients, facilitant ainsi la coordination des soins.
De plus, la télémédecine, adoptée par des établissements comme l’Hôpital Européen Georges-Pompidou, permet de réaliser des consultations à distance, réduisant ainsi les déplacements et les temps d’attente.
Nouveaux modèles de gestion au sein de l’hôpital
Les hôpitaux adoptent des modèles de gestion intégrée et agile pour améliorer la flexibilité et la réactivité. Par exemple, l’Hôpital Foch à Suresnes utilise une approche de gestion intégrée pour coordonner les soins entre différents services, améliorant ainsi l’expérience patient.
La gestion agile, inspirée par des entreprises technologiques comme Google, est utilisée au Centre Léon Bérard à Lyon pour développer rapidement des solutions innovantes en réponse aux besoins des patients et aux contraintes budgétaires. Ces pratiques permettent une prise de décision plus rapide et une adaptation continue aux changements du secteur de la santé.
L’hôpital et son organisation s’adaptent aux crises
La pandémie de COVID-19 a souligné la nécessité pour les hôpitaux d’être flexibles et résilients.
Par exemple:
- l’Hôpital Necker-Enfants Malades à Paris a rapidement réorganisé ses services pour créer des unités COVID-19, permettant une gestion efficace des patients infectés tout en continuant à offrir des soins pour d’autres pathologies.
- Le CHU de Lille a mis en place des protocoles de crise et des formations spécifiques pour son personnel, garantissant ainsi une réponse rapide et coordonnée face à l’afflux massif de patients.
- De plus, des hôpitaux comme le CHU de Nantes ont utilisé des technologies de pointe, comme les robots de désinfection par UV (Ultraviolet), pour réduire la propagation du virus et protéger le personnel et les patients.
